Te Complex!

9 Jan

Het waren weer leuke discussies aan de familiedis deze kerst. Over de bijdragen op onze firmawagen, over het feit dat wij Belgen veel te tolerant zijn tegenover het vuilnis in de straten en of het nu Steven of Tom is die het best de Pappenheimers kan presenteren.  Maar toen de discussie ging over mijn eigenste SMARTdoc kreeg ik de boutade “te complex” voor de voeten geworpen.

Voor één keer ging het niet over de complexiteit van onze document management oplossing. (Velen vielen reeds van hun stoel na ze zagen hoe éénvoudig documanagement kan zijn.) Neen, deze keer ging het over iets anders. Mijn tafelgenoot refereerde aan de complexiteit van zijn eigen bedrijf. “Wij zijn te complex om je software te gebruiken” preciseerde hij. Nu viel ik zelf bijna van mijn stoel.

Dat prospecten en toekomstige gebruikers schrik hebben van niet-transparante en moeilijke software waar ieder document tientallen muisklikken ver weg verstopt zit, dat wisten we reeds. Een duidelijke demonstratie gebaseerd op de bestaande manier van werken is steeds in staat elke toekomstige klant op zijn gemak te stellen. Onze demo is tevens onze gebruikersopleiding. De aanwezigen kunnen direct aan de slag, klaar en duidelijk, niks complex.

Maar dat een organisatie te complex is om met SMARTdoc te werken, dat is dan weer een ander paar mouwen. Samen met de avond vorderde de discussie en uiteindelijk bleken enkele misvattingen aan de oppervlakte te komen die we wel meer zien. Een eerste was de traagheid van het scannen: “één voor één, en dan die pdf’s die een pop-up geven op het scherm… dat doe ik sneller: perforeren, classeren en dat zonder transpireren” was zijn gezwinde opmerking. En, twee,  zo een software ziet toch niet of de bon of CMR volledig is….

En dat klopt allemaal natuurlijk, voor een stuk. Maar ook scanners staan niet stil. Bijna alle toestellen die vandaag verkocht worden laten toe om automatisch alle documenten te verwerken, zonder pop-ups, zonder manuele tussenkomsten.

En SMARTdoc kan uiteraard niet alles zien op alle documenten. Handgeschreven tekst is nog steeds zo goed als onmogelijk. Maar toch, het grootste deel van de documenten zijn perfect herkenbaar en automatisch classifieerbaar. SMARTdoc kan ervoor zorgen dat de juiste documenten op het juiste moment bij de juiste persoon terechtkomen. Zonder grote implementaties, zonder grote budgetten… en belangrijker, zonder de huidige manier van werken overboord te gooien.

Binnenkort toch eens een demootje plannen….

Advertenties

Klikprijs, het idee-fix van de copiër aankoper

23 Dec

Als ontwikkelaar van een software voor digitale archivering bekijken we soms nogal meewarig onze sales-inbox. Dagelijks zien we reclame-mails verschijnen van de vele godsdiensten die de copiër-wereld rijk is. En het overgrote deel van die promoties verwijst telkens naar de klikprijs.

Veel valt er uiteindelijk niet te vertellen over zo’n klik. Hij heeft een prijs, meestal iets abstracts, een nul, een komma en dan meestal nog een nul of twee. En dan volgt een cijfer. Soms zijn er ook kliks gratis. 10.000 kliks gratis. Aan 0,00 en nog iets.

En dan maak je de rekening. X**** kost 80 €, S**** kost 54 € en R**** kost 97 € per maand. En het kostenplaatje is compleet. De keuze ligt voor de hand.

In werkelijkheid is de kost van de klik natuurlijk het meest te verwaarlozen element in de kost van een document. Of je nu 50, 100 of 200 € per maand uitgeeft je bent zowiezo gesjarelt want de echte kost is niet de klikprijs, maar wel het feit dat er 10.000 fysieke bladen de ronde doen in je orgnaisatie.

Snel gerekend: Als iedere pagina 1 minuut behandeling nodig heeft (archiveren, versturen, envelop, nalezen…) dan zit je aan 10.000 minuten. Dat is 167 uur. Of  22,5 werkdag. Soit, een werkmaand. ééntje zonder verlofdagen.

Omgerekend: 10.000 clicks per maand is het equivalent van één medewerker. Eéntje die nooit ziek is en geen verlof neemt.

Digitalisering van de documenten kan elke organisatie helpen om de echte kost van “het document” te verminderen. En met meer dan 0,00 en nog iets per klik.

SMARTdoc kan u helpen om alle documenten die in uw organisatie de ronde doen snel en automatisch te archiveren. Zonder dat er nog een blad papier aan te pas komt. SMARTdoc kan ook elk document terugvinden in één muisklik. En er is nog veel meer…

SMARTdoc is implementeerbaar vanaf 35 €/gebruiker/maand(*). Dat is omgerekend een uurloon van één van uw medewerkers. De kost van een uur, maar een verschil van dagen, weken en maanden voor uw organisatie.

Contacteer ons vrijblijvend voor een demo via tom.pintens@smartdoc.be

(*) simulatie op basis van een organisatie van 5 personen, gefinancierd op 36 maanden. Software, installatie, implementatie en training inbegrepen.

DBFACT & SMARTdoc: waarom integreren?

21 Dec

Het antwoord is éénvoudig: er zijn 4 goeie redenen om een oplossing als SMARTdoc te koppelen aan je bestaande DBFACT beheerssoftware.

  1. Tijd
  2. Risico
  3. Geld
  4. Gemak

Lees verder